Hóa đơn điện tử
Quản lý danh sách phiếu thu (gồm các phiếu thu học phí, phiếu thanh toán công nợ, phiếu xuất kho,..) hỗ trợ kiểm tra và xuất hóa đơn điện tử.
💡Điều kiện
Tài khoản người dùng được cấp quyền truy cập xem, tạo hóa đơn và các thao tác liên quan Hóa đơn điện tử tại
Phân quyền hệ thống > Báo cáo > Hóa đơn điện tử: Xem, thêm
📌Cài đặt xuất hóa đơn
Bước 1: Truy cập hệ thống, tại menu chính chọn lần lượt: Cài đặt > Cài đặt nâng cao
Bước 2: Tại giao diện Cài đặt nâng cao > Hóa đơn điện tử, cài đặt các thông tin từ nhà cung cấp hóa đơn
Bước 3: Kiểm tra lại thông tin cài đặt sau đó nhấn Cập nhật thông tin để hoàn tất cài đặt.
📌Danh sách phiếu xuất Hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập hệ thống Quản lý học viên
Bước 2: Tại thanhh menu chính tìm và chọn lần lượt: Báo cáo > Hóa đơn điện tử
Kết quả: Hệ thống hiển thị giao diện Hóa đơn điện tử bao gồm DS phiếu thu(Phiếu đăng ký, Phiếu xuất kho, Phiếu thanh toán công nợ)
📌Chi tiết trạng thái hóa đơn
- Chưa xuất HĐ: Lọc ra danh sách phiếu chưa xuất hóa đơn
- Đã xuất HĐ: Tất cả các phiếu đã thực hiện thao tác xuất hóa đơn, bao gồm tất cả các trạng thái đã xuất còn lại
- Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn đã được phát hành và được kiểm duyệt hợp lệ trên hệ thống nhà cung cấp hóa đơn.
- Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn đã phát hành nhưng không được kiểm duyệt hợp lệ(thường do sai thông tin hoặc định dạng).
- Nháp: Hóa đơn gửi lỗi, chuyển trạng thái "Nháp" và hiển thị nút Xuất lại hóa đơn tương ứng tại cột Hành động
- Đã gửi: Hóa đơn đã gửi đi ở trạng thái nháp.
- Đang chờ: Hóa đơn đã được phát hành hợp lệ, đang chờ hệ thống kiểm duyệt.
- Đã hoàn thành: Hệ thống kiểm duyệt hợp lệ và được cơ quan thuế cấp mã
📌Xuất hóa đơn
Bước 1: Tại giao diện Hóa đơn điện tử tương ứng với mỗi phiếu thu, chọn 1 hoặc nhiều phiếu thu sau đó nhấn Xuất hóa đơn
Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo Xuất hóa đơn thành công, theo dõi hóa đơn tại cột Trạng thái hóa đơn
Bước 2: Truy cập hệ thống phát hành hóa đơn để kiểm tra HĐ xuất
- Hóa đơn chưa phát hành: Đã bật phát hành Hóa đơn nháp tại mục Cài đặt nâng cao trước khi xuất hóa đơn.
- Hóa đơn đã phát hành: Đã tắt phát hành Hóa đơn nháp trước khi xuất hóa đơn.
1️⃣Xuất lại hóa đơn
Đối với các trường hợp xuất hóa đơn lỗi (thường từ thông tin cài đặt bên cần xuất hóa đơn), hệ thống sẽ cập nhật trạng thái hóa đơn "Nháp" tại cột Trạng thái hóa đơn và hiển thị nút Gửi hóa đơn tới NCC tại cột Hành động để xuất lại hóa đơn.
Bước 1: Kiểm tra/điều chỉnh lại thông tin cài đặt từ phía xuất hóa đơn tại Cài đặt nâng cao > Hóa đơn điện tử
Bước 2: Tại giao diện Hóa đơn điện tử, nhấn nút Gửi hóa đơn tới NCC tại cột Hành động tương ứng với phiếu xuất bị lỗi.
Kết quả: Hóa đơn được gửi đi và cập nhật trạng thái hóa đơn tại cột Trạng thái hóa đơn.
- Đã gửi: Gửi hóa đơn nháp
- Đang chờ: Hóa đơn không qua gửi nháp và đã được phát hành hợp lệ, đang chờ hệ thống kiểm duyệt.
Bước 3: Truy cập hệ thống phát hành hóa đơn để kiểm tra hóa đơn đã xuất lại.
2️⃣Xem phiếu thu
Tại giao diện Hóa đơn điện tử, chọn vào biểu tượng hiển thị Chi tiết phiếu thu tương ứng với mỗi phiếu thu tại cột Hành động
Kết quả: Hệ thống hiển thị bảng chi tiết phiếu thu
3️⃣Xem phiếu khuyến mãi
💡Trường hợp tạo ra phiếu khuyến mãi khi tạo phiếu xuất kho với mục đích xuất Tặng 0đ thì hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu khuyến mãi tại danh sách xuất Hóa đơn điện tử
Tại giao diện Hóa đơn điện tử, chọn vào biểu tượng hiển thị Chi tiết phiếu khuyến mãi tương ứng với mỗi phiếu khuyến mãi tại cột Hành động
Kết quả: Hệ thống hiển thị bảng chi tiết phiếu khuyến mãi
4️⃣Tải về hóa đơn điện tử
Tại giao diện Hóa đơn điện tử, đối với các hóa đơn đã phát hành hợp lệ và đang ở trạng thái "Đang chờ" kiểm duyệt, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng "Tải hóa đơn" tại cột Hành động.
Bước 1: Chọn vào biểu tượng Tải hóa đơn ở dòng hóa đơn cần tải.
Kết quả: Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ chọn nơi lưu file. Bạn chọn thư mục mong muốn và nhấn Lưu.
Bước 2: Vào thư mục đã chọn lưu file, chọn file hóa đơn có định dạng PDF để mở lên xem file
5️⃣Kiểm tra trạng thái hóa đơn
Tại giao diện Hóa đơn điện tử, đối với các hóa đơn sau khi đã phát hành, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng "Kiểm tra trạng thái" tại cột Hành động.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn vào biểu thượng Kiểm tra trạng thái tại dòng hóa đơn cần cập nhập trạng thái.
Kết quả Hệ thống hiển thị thông báo "Kiểm tra thành công" và trạng thái mới được cập nhật. 